Тендер на закупівлю логістичних послуг

Оголошуємо тендер на закупівлю логістичних послуг з організації проживання, харчування, оренди приміщення для тренінгів, трансферу , відшкодування вартості проїзду, учасникам заходів для реалізації проєкту «Мінімальний інтегрований пакет соціальних послуг для сімей з дітьми», який впроваджується  Дитячим фондом ООН (ЮНІСЕФ) та Консорціумом партнерських організацій за фінансової підтримки Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку через Німецький банк розвитку (KfW). В Консорціум входять Українська мережа за права дитини,  БФ СОС «Дитячі містечка Україна», ГО «Соціальна Синергія», Українська освітня платформа.

Логістичний супровід проведення:

• 1-денних 7 офлайн- зустрічей 
• 1 денних засіданнь робочих груп 
• 2 денних 2 офлайн- тренінги з міжвідомчої взаємодії
• 3 денний 1 офлайн тренінг для спеціалістів із соціальної роботи, представників місцевої влади та патронатних команд

Період надання послуги: лютий-березень 2024 року. 

Місце надання послуг: м. Київ, м. Андрушівка, м. Житомир, м. Звягель, м. Коростень, м. Олевськ, м. Хорошів

Вимоги до предмету закупівлі:

I.Вимоги до місця проживання:

1. Комфортні умови проживання європейського готельного рівня, класу не вище ніж «три зірки».
2. Одно- або двомісне розміщення учасників у номерах економ або стандарт зі зручностями (санвузол, душ).
3. Цілодобовий доступ до укриття на території готелю або поруч з ним на відстані до 50 м на випадок повітряної тривоги.

II. Вимоги до послуг харчування:

1. Організація смачного, повноцінного та якісного харчування для осіб за графіком,
    що узгоджується з замовником.
2. Місце для організації харчування (кафе, ресторан тощо) може бути у приміщенні (на  території) місця проживання учасників.
3. Можливість надання кейтерингових послуг.

III. Вимоги до компенсації проїзду:

1. Компенсація проїзних квитків учасникам заходу та у зворотному напрямку за умови надання будь-якого ідентифікаційного документу (паспорт, водійські права, службове посвідчення, тощо). Компенсація проїзду відбувається по квитках на потяг (купе, Інтерсіті 2 клас) або автобус / маршрутку. Відшкодування проводиться по тих квитках, що будуть надані учасниками і учасницями. Авансування зворотних квитків не допускається .

Умови оплати: 

100% від суми Специфікації сплачуються Замовником (ГО «Соціальна синергія») протягом 5 (п’яти) банківських днів після надання Послуг по кожному заходу і підписання сторонами відповідних актів (включно з розрахунками за готель , оренду залу, кейтерінг, трансфер, відшкодування вартості квитків).

Валюта закупівлі: Національна валюта України – гривня.

Вимоги до виконання послуг:

• відповідність обов’язковим вимогам якості та безпеки, передбаченими для послуг і товару даного роду чинним законодавством України;
• дотримання специфікації / опису товарів/послуг.

До участі в тендері запрошуються:

• фізичні особи-підприємці;
• юридичні особи, організації.

Умови доставки:

1. Доставка проводиться силами і засобами Постачальника
2. Кожна послуга та товар під час організації заходів повинен бути узгоджений з Замовником та відповідати специфікації.
3. Всі надані послуги повинні мати супровідні документи: рахунок, акт виконаних робіт.

Вимоги до оформлення пропозиції:

1. Логістична компанія (або логіст) складають кошториси на запропоновані послуги. (Загальний кошторис має бути розбитий окремо на кожну послугу з деталізацією усіх складових для розуміння якості, кількості та вартості замовлених послуг).
2. Логістична компанія (або логіст) надає пропозицію вартості власних послуг. 

Склад тендерної пропозиції:

1. Тендерна пропозиція має надаватись у формі цінової пропозиції.
2. Перелік документів, які Заявники повинні надати до тендерної пропозиції:

• Належним чином підписана Тендерна форма у формі таблиці (дата, ПІБ та посада, назва компанії, адреса, телефон, e-mail, чинність заявки (мінімум 30 днів), підпис та печатка) (Додаток 1);
• Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців; 
• Копія Свідоцтва платника податку; 
• Копія платіжного доручення про сплату єдиного податку; 
• Будь-які інші документи, що можуть бути корисними для оцінки пропозиції (рекомендаційні листи тощо);
• Фінансова звітність за 2022 рік діяльності компанії або декларація для ФОП.

Правила оформлення тендерної пропозиції учасниками:

1. Учасники мають подавати пропозиції українською мовою  у вигляді сканованих копій документів, а також в електронному форматі на електронну адресу social.synergy.ukraine@gmail.com, ставлячи у копію finansisinergy@gmail.com
2. До тендерної пропозиції (додаток 1) повинні додаватись документи (скановані копії), які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ/протокол про призначення керівника або довіреність, крім ФОП).
3. Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.
4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
5. До участі у оцінці тендерних пропозицій тендерною комісією допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення. Заявки, надіслані на іншу адресу або в іншій формі, ніж це передбачено цим Оголошенням до участі у тендері, або у випадку, яких не дотримано належного рівня конфіденційності, або отримані після вказаної дати та часу, буде відхилено.
6. Усі ціни вказуються в гривнях з урахуванням всіх податків.

Комерційні пропозиції просимо надати:

• до 16.00 год. 19 лютого 2024 року (за київським часом)

Відкриття пропозицій та визначення переможців тендеру відбудеться:

— о 16.00 год. 20 лютого 2024 року.

Критерії оцінки та вибору логістичної компанії (логіста):

1. Логістична компанія (логіст) має бути належним чином зареєстрована та згідно реєстраційних документів мати право займатися даним видом діяльності.
2. Зрозуміле та детальне викладення пропозиції. Пропозиція має містити відповіді щодо всіх пунктів заявлених замовником в оголошенні.
3. Співвідношення ціни та якості запропонованих послуг. (Враховуються додаткові матеріали, що свідчать про якість запропонованих послуг (листи, грамоти, сертифікати, подяки, гарантії тощо)).
4. Сума оплати послуг логістичної компанії (логіста) буде враховуватись при виборі переможця. Перевага бути надаватись мінімальній оплаті.
5. Перевагою у виборі логістичної компанії також буде досвід роботи з громадськими організаціями, досвід роботи у відповідній сфері, пропозиція надати дану послугу на  безкоштовній основі. 
6. Перевагою у виборі логістичної компанії (логіста) будуть пропозиції у яких  надавачами послуг проживання та харчування будуть фізичні чи юридичні особи з досвідом співпраці з громадськими організаціями в організації подібних заходів.

Вимоги до документів на логістичні послуги:

1. Надавач логістичних послуг повинен оформити та надати Замовнику наступні документи щодо наданих послуг:
   • копію договору(рахунку) та акту наданих послуг на проживання з деталізацією послуги;
   • копію договору(рахунку) та акт наданих послуг на харчування з меню на кожен день;
   • копію договору(рахунку) та акт наданих послуг трансферу та розшифровка вартості (маршрутний лист) з зазначенням кілометражу, часу очікування, вартості проїзду за один кілометр, вартості очікування.
   • копію договору(рахунку) та акт наданих послуг з оренди приміщення для заходу;
   • копію (оригінал) відомості відшкодування проїзду із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові учасника проекту, документу на підставі якого відбулась компенсація, контактного телефону особи та підпису. А, також, копій (оригіналів) проїзних документів на підставі яких відбувалась компенсація.

1. Надавач логістичних послуг надає на вимогу Замовника і інші документи що стосуються організації замовлених послуг і не враховані у вищезазначеному переліку.

Як взяти участь у тендері:

Для того, щоб взяти участь у тендері необхідно надати свої пропозиції на електронну адресу: social.synergy.ukraine@gmail.com, ставлячи у копію finansisinergy@gmail.com